Food cost cả quán 32% nhìn vẫn ổn, nhưng một vài món đang âm thầm ăn mòn lợi nhuận

Cuối tháng, chủ một quán ăn hai chi nhánh ngồi xem lại sổ sách. Food cost cả quán là 32%, nằm gọn trong ngưỡng 25 đến 35% mà ai làm F&B cũng thuộc, nên anh yên tâm rằng phần nguyên vật liệu đang được kiểm soát. Nhưng con số lãi cuối cùng lại mỏng hơn hẳn kỳ vọng, dù doanh thu tháng này còn nhỉnh hơn tháng trước. Tiền đi đâu, anh không chỉ ra được, vì mọi con số tổng đều trông ổn.

Chuyện này lặp lại ở rất nhiều quán, và gốc rễ không nằm ở chỗ theo dõi sai, mà ở chỗ theo dõi ở mức quá thô. Food cost 32% là một con số trung bình cho toàn bộ thực đơn, và một con số trung bình luôn giấu đi những gì nằm ở hai đầu. Khi bạn chỉ nhìn con số tổng, bạn không thấy được rằng bên trong nó có món đang lãi rất tốt và có món đang lỗ, và chúng đang triệt tiêu lẫn nhau trên báo cáo.

#Một con số trung bình che mất phân bố

Hãy tưởng tượng thực đơn của quán trên chỉ có bốn món để dễ hình dung. Món trà chanh chạy ở food cost 18%, món cơm gà ở 30%, món lẩu ở 38%, và món hải sản nướng ở 52%. Cộng lại theo doanh số bán, con số bình quân rơi vào khoảng hơn 30%, đúng như báo cáo. Nhưng bên trong con số đó, món hải sản nướng đang tiêu tốn hơn một nửa giá bán chỉ riêng cho nguyên liệu, trước khi tính đến nhân công, mặt bằng, điện nước và hao hụt.

Vấn đề của trung bình là nó cho cảm giác an toàn giả. Một con số 32% gợi ý rằng mọi món đều loanh quanh mức đó, trong khi thực tế có thể là một nhóm món kéo tỷ lệ xuống và một nhóm khác kéo lên. Nếu bạn chỉ ra quyết định dựa trên con số tổng, bạn sẽ không bao giờ đụng tới đúng chỗ đang chảy máu, vì trên báo cáo tổng nó đã bị món khác bù lại rồi.

Điều cần làm không phải là tính food cost chính xác hơn ở mức tổng, mà là tính nó ở mức từng món. Chỉ khi tách ra theo món, bạn mới thấy được phân bố thật: món nào đang nằm trong vùng an toàn, món nào đang ở ranh giới, và món nào đã vượt ngưỡng tới mức mỗi lần bán ra là một lần bào mỏng lợi nhuận.

#Món nguy hiểm nhất là món vừa đắt vừa bán chạy

Đến đây nhiều người sẽ nghĩ: vậy chỉ cần tìm món food cost cao nhất rồi bỏ nó đi. Nhưng thực tế phức tạp hơn một chút, và đây là chỗ dễ ra quyết định sai. Một món food cost cao mà rất ít người gọi thì ảnh hưởng của nó tới lợi nhuận chung là nhỏ. Ngược lại, một món food cost cao mà lại là món bán chạy nhất quán mới là món cần lo, vì nó xuất hiện trên phần lớn hóa đơn và kéo tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu chung lên mỗi ngày.

Cách nhìn quen thuộc trong ngành là đặt hai trục cạnh nhau: một trục là tỷ lệ food cost, một trục là số lượng bán. Khi ghép lại, mỗi món rơi vào một trong bốn nhóm:

1. Bán chạy, food cost thấp. Đây là những món tốt nhất của quán. Chúng vừa hút khách vừa giữ biên lợi nhuận, nên nên được đặt ở vị trí dễ thấy trên menu và giữ chất lượng ổn định.
2. Bán chậm, food cost thấp. Món lãi tốt nhưng ít người gọi. Cơ hội ở đây là đẩy chúng lên: gợi ý thêm, đặt vào combo, hoặc điều chỉnh cách trình bày trên menu để tăng lượt gọi.
3. Bán chậm, food cost cao. Món vừa đắt vừa ít bán. Đây là nhóm nên xem lại đầu tiên, vì cắt hoặc chỉnh chúng ít làm phiền khách mà lại gỡ được một phần chi phí.
4. Bán chạy, food cost cao. Nhóm nguy hiểm nhất và cũng khó xử nhất. Khách thích, nên không thể bỏ, nhưng mỗi đơn lại mỏng lãi. Với nhóm này, việc cần làm là chỉnh định lượng, thương lượng lại giá nguyên liệu đầu vào, hoặc điều chỉnh giá bán, chứ không phải cắt món.

Điểm mấu chốt là bạn không thể xếp món vào bốn nhóm này nếu chỉ có con số food cost tổng. Bạn cần food cost của từng món đặt cạnh số lượng bán của từng món. Thiếu một trong hai, mọi quyết định về thực đơn đều là phỏng đoán.

#Cùng một food cost tổng, hai điểm bán hai vấn đề khác nhau

Với quán nhiều hơn một điểm bán, còn một tầng nữa dễ bị bỏ qua. Hai chi nhánh có thể cùng báo food cost tổng khoảng 32%, và nếu chỉ nhìn con số đó bạn sẽ nghĩ chúng đang vận hành như nhau. Nhưng cùng một con số có thể đến từ hai nguyên nhân hoàn toàn khác.

Ở chi nhánh thứ nhất, bếp có xu hướng làm phần ăn nhỉnh hơn định lượng chuẩn một chút cho mỗi đĩa, nên food cost cao đều tay ở gần như mọi món. Ở chi nhánh thứ hai, định lượng chuẩn nhưng hàng tươi nhập về bị hao hụt và hủy nhiều vào cuối ngày, nên food cost cao tập trung ở nhóm món dùng nguyên liệu tươi. Cùng một con số tổng, nhưng một bên là chuyện đào tạo và cân định lượng, một bên là chuyện dự báo lượng nhập và quản lý hàng tồn. Cách xử lý khác hẳn nhau.

Đây là lý do một bảng heatmap hữu ích hơn nhiều so với vài con số tổng. Khi bạn đặt các món thành hàng và các điểm bán thành cột, rồi tô màu mỗi ô theo tỷ lệ food cost, những ô đang đỏ sẽ tự nổi lên. Bạn không còn phải đi dò từng bảng tính riêng của từng chi nhánh, mà nhìn một lần là thấy: cả một hàng đỏ nghĩa là một món đang có vấn đề ở mọi điểm bán, còn một ô đỏ lẻ giữa hàng xanh nghĩa là vấn đề nằm ở đúng một chi nhánh với đúng một món. Hai kiểu đỏ đó dẫn tới hai hành động khác nhau.

#Vì sao con số này trôi nếu không nhìn lại thường xuyên

Ngay cả khi bạn đã tính food cost từng món một lần, con số đó không đứng yên. Giá nguyên vật liệu đầu vào ở Việt Nam biến động liên tục, và theo báo cáo thị trường của iPOS, khoảng 69% doanh nghiệp F&B xem việc giá nguyên vật liệu tăng là rào cản lớn nhất, với một số mặt hàng đầu vào có thời điểm đội giá khoảng 30 đến 40%. Một món hôm nay food cost 35% có thể lặng lẽ trôi lên 42% sau vài tuần chỉ vì giá một hai nguyên liệu chính tăng, mà không ai để ý cho tới khi lãi tháng mỏng đi.

Ngoài giá đầu vào, định lượng cũng trôi theo thời gian. Khi quán đông, bếp cân đong nhanh hơn và phần ăn có xu hướng nhỉnh dần lên; khi đổi ca hoặc có người mới, cách làm cũng lệch đi so với công thức chuẩn. Những thay đổi nhỏ này không xuất hiện ở đâu ngoài con số food cost, và chúng chỉ lộ ra khi bạn tính lại theo món đều đặn, chứ không phải mỗi quý một lần.

#Bốn con số nên xem đều đặn thay vì chỉ một

Khi đã tách food cost theo món, có một nhóm nhỏ con số đáng đưa lên nhìn hằng tuần, thay vì chỉ chờ báo cáo tổng cuối tháng:

Con số đầu tiên vẫn là food cost tổng của cả quán, giữ để nhìn xu hướng chung. Con số thứ hai là món có food cost cao nhất trong nhóm bán chạy, vì đó chính là món đang kéo tỷ lệ chung lên mạnh nhất. Con số thứ ba là số món đang vượt ngưỡng food cost bạn tự đặt, ví dụ trên 40%, để biết vấn đề đang gói gọn ở một hai món hay đang lan ra cả thực đơn. Con số thứ tư là chênh lệch food cost giữa các điểm bán cho cùng một món, vì chênh lớn là dấu hiệu một chi nhánh đang có lỗi vận hành cụ thể cần xử lý.

Bốn con số này đều không đọc được từ một báo cáo food cost tổng. Chúng chỉ xuất hiện khi bạn có dữ liệu ở mức từng món và từng điểm bán. Đó là toàn bộ lý do nên bỏ công tách nhỏ ngay từ đầu.

#Bắt đầu từ đâu

Bạn không cần một phần mềm mới để có phiên bản đầu tiên của bảng này. Bốn việc là đủ để bắt đầu.

Trước hết, lấy công thức định lượng của từng món và giá nhập hiện tại của từng nguyên liệu, rồi tính food cost cho từng món trên thực đơn. Chỉ riêng bước này đã thường lộ ra vài món mà chủ quán không ngờ là đang đắt tới vậy. Sau đó, ghép food cost từng món với số lượng bán từng món trong tháng, để xếp mỗi món vào một trong bốn nhóm ở trên và biết món nào vừa đắt vừa chạy. Tiếp theo, nếu có nhiều điểm bán, dựng một bảng heatmap món theo điểm bán và tô màu theo tỷ lệ, để nhìn một lần là thấy chỗ nào đang đỏ. Cuối cùng, đặt một nhịp cố định để tính lại, chẳng hạn mỗi tháng hoặc mỗi khi giá một nguyên liệu chính thay đổi đáng kể, và lưu lại từng bản để thấy món nào đang trôi dần.

Nếu bạn muốn một bộ mẫu sẵn để không dựng lại từ đầu, tài liệu dưới đây có mẫu bảng food cost theo món, mẫu heatmap món theo điểm bán, cách xếp món vào bốn nhóm theo food cost và lượng bán, cùng bốn con số nên xem mỗi tuần.

Food cost tổng của cả quán là một con số dễ đo và dễ yên tâm, nhưng nó không phải con số giúp bạn ra quyết định. Quyết định về thực đơn, về giá và về định lượng đều diễn ra ở mức từng món, nên dữ liệu cũng cần ở mức đó. Khi bạn thấy được food cost theo món và theo điểm bán, những chỗ đang âm thầm ăn mòn lợi nhuận sẽ hết chỗ trốn sau một con số trung bình.