Đối soát công nợ cuối tháng: vì sao số của bạn và số đại lý báo không khớp

Cuối tháng, kế toán công nợ gửi cho một đại lý bảng kê: tính đến hôm nay, bên anh còn nợ 218 triệu. Vài giờ sau đại lý gọi lại, giọng khó chịu: số này không đúng, bên em xem lại chỉ còn nợ khoảng 180 triệu thôi, đợt rồi trả rồi mà, với lô hàng lỗi trả về sao chưa thấy trừ. Kế toán mở file ra dò, đại lý mở sổ của họ ra dò, mỗi bên một con số, và cuộc gọi kết thúc mà không ai đồng ý với ai.

Chuyện tưởng nhỏ này lặp lại ở rất nhiều nhà phân phối vào mỗi cuối kỳ, và nó tốn kém hơn vẻ ngoài. Bởi vì trong suốt thời gian hai bên chưa thống nhất được con số, khoản nợ đó gần như đứng yên. Đại lý có một cái cớ hoàn toàn hợp lý để hoãn trả: em chưa trả vì số hai bên còn đang lệch. Doanh thu thì đã ghi nhận từ lúc giao hàng, nhưng tiền vẫn nằm ngoài tài khoản, và giờ còn kẹt thêm một tầng nữa vì hai con số chưa gặp nhau.

#Hai con số không bao giờ tự khớp, và đó là chuyện bình thường

Điều đầu tiên cần chấp nhận là sổ công nợ của bạn và sổ của đại lý gần như không bao giờ tự động bằng nhau tại một thời điểm bất kỳ. Không phải vì ai gian, mà vì hai bên ghi nhận cùng một sự việc ở hai thời điểm khác nhau, dựa trên hai bộ chứng từ khác nhau. Có năm nguồn lệch xuất hiện đi xuất hiện lại:

Thanh toán ghi lệch kỳ. Đại lý chuyển khoản ngày cuối tháng, ngân hàng báo có sang đầu tháng sau, kế toán ghi nhận theo ngày báo có. Với đại lý, tiền đã đi từ tháng trước; với bạn, tiền về tháng này. Cùng một khoản, hai kỳ khác nhau, và bảng kê cuối tháng lệch đúng bằng khoản đó.

Hàng đổi trả chưa được trừ. Đại lý trả lại một lô hàng lỗi và đã trừ ngay khoản đó vào công nợ trong sổ của họ. Ở phía bạn, phiếu trả hàng còn đang chờ kiểm, chờ duyệt, chưa hạch toán giảm nợ. Hàng đã rời kho đại lý nhưng công nợ chưa giảm, nên số của bạn cao hơn số của họ đúng bằng giá trị lô trả.

Chiết khấu và thưởng chưa đối trừ. Đại lý đạt mức doanh số được hưởng chiết khấu hoặc thưởng, và họ đã tự trừ phần đó vào số tiền phải trả. Bên bạn, khoản chiết khấu đó còn nằm ở một bảng theo dõi riêng, chưa đối trừ vào công nợ. Đây là nguồn lệch âm thầm và dai dẳng nhất, vì chương trình chiết khấu thường phức tạp và ít khi được cập nhật kịp vào sổ công nợ.

Giao thiếu, giao thừa, lệch đơn giá. Đơn đặt 100 thùng, giao thực 96, nhưng hóa đơn vẫn xuất 100. Hoặc đơn giá trên hóa đơn khác với giá đại lý được báo lúc đặt hàng vì một chương trình khuyến mãi. Những sai lệch nhỏ ở khâu giao nhận tích lại thành khoản chênh mà đến cuối kỳ mới lộ ra.

Hóa đơn lệch kỳ chốt sổ. Hàng giao ngày 30, hóa đơn xuất ngày 2 tháng sau. Bạn tính khoản này vào kỳ nào, đại lý tính vào kỳ nào, thường không giống nhau. Chỉ riêng vài đơn nằm vắt qua ngày chốt sổ cũng đủ làm hai bảng kê chênh nhau.

Không nguồn nào trong năm nguồn trên là gian lận. Chúng là hệ quả tự nhiên của việc hai tổ chức độc lập cùng theo dõi một dòng giao dịch. Vấn đề không phải làm cho lệch biến mất, mà là có một cơ chế để phát hiện và khớp lại các khoản lệch đều đặn, trước khi chúng chồng lên nhau tới mức không ai gỡ nổi.

#Nợ chưa đối soát xong là nợ chưa đòi được

Đây là chỗ mà việc số liệu không khớp chuyển từ phiền toái kế toán thành vấn đề dòng tiền thật. Khi bạn gửi giấy nhắc nợ 218 triệu mà đại lý tin rằng họ chỉ nợ 180 triệu, lời nhắc đó mất hiệu lực. Đại lý không thấy mình sai hẹn, họ thấy bạn đòi sai số, và một khoản đang tranh chấp thì rất khó thúc trả. Bạn không thể đòi dứt khoát một con số mà chính bạn chưa chứng minh được là đúng.

Các phân tích về quản lý công nợ B2B cho thấy một phần đáng kể các khoản trả trễ không đến từ việc khách mất khả năng thanh toán, mà đến từ khoảng trống chứng từ hoặc chênh lệch số liệu chưa được giải quyết. Nói cách khác, một tỷ lệ không nhỏ số nợ quá hạn không phải vì đại lý không có tiền, mà vì hai bên chưa đồng ý con số phải trả. Những khoản này làm số ngày thu tiền bình quân (DSO, số ngày trung bình để thu được tiền sau khi bán) dài ra, không phải vì rủi ro tín dụng, mà vì tranh chấp giấy tờ.

Điều đáng tiếc là loại nợ này lẽ ra dễ xử lý nhất. Đại lý sẵn sàng trả, chỉ cần hai bên chốt được con số. Nhưng nếu việc đối soát chỉ diễn ra khi đã có tranh chấp, thì mỗi lần chốt số lại là một lần đôi co, và khoản nợ cứ nằm đó chờ trong khi hai bên gửi qua gửi lại các bản Excel không khớp.

#Đối soát định kỳ, không phải đối soát khi đã có tranh chấp

Cách làm bền vững là đảo ngược thời điểm. Thay vì để hai con số trôi tự do cả quý rồi mới ngồi lại gỡ khi đại lý phản ứng, bạn đặt một nhịp đối soát cố định, ví dụ mỗi tháng hoặc mỗi quý với các đại lý lớn, và mỗi kỳ chốt lại một lần bằng một biên bản đối soát công nợ.

Một quy trình đối soát định kỳ gọn gàng có bốn bước:

1. Gửi bảng kê kèm chứng từ, không chỉ gửi con số. Đầu mỗi kỳ đối soát, gửi cho đại lý bảng kê chi tiết: số dư đầu kỳ, từng đơn hàng phát sinh, từng khoản thanh toán đã nhận, từng khoản trả hàng và chiết khấu đã trừ, số dư cuối kỳ. Bảng kê có chứng từ đi kèm giúp đại lý đối chiếu thẳng, thay vì chỉ nhận một con số tổng để rồi phản ứng.
2. Đại lý đối chiếu và đánh dấu khoản lệch. Đại lý so bảng kê của bạn với sổ của họ, và chỉ đánh dấu những dòng không khớp. Phần lớn các dòng sẽ khớp ngay; việc còn lại là khoanh vùng số ít khoản chênh để xử lý, thay vì tranh luận cả bảng.
3. Khớp từng khoản lệch về chứng từ gốc. Với mỗi khoản chênh, hai bên truy về chứng từ: phiếu thu nào, phiếu trả hàng nào, chương trình chiết khấu nào. Đến bước này, câu hỏi không còn là ai đúng ai sai, mà là khoản này đã được ghi nhận ở đâu và vào kỳ nào. Có chứng từ thì mọi khoản lệch đều có lời giải.
4. Ký biên bản chốt số dư. Khi đã khớp, hai bên ký một biên bản đối soát xác nhận số dư công nợ tại ngày chốt. Con số đó trở thành số dư đầu kỳ cho kỳ sau, và mọi tranh luận về giai đoạn trước khép lại. Kỳ tiếp theo chỉ cần đối soát phần phát sinh mới.

Cái được lớn nhất của nhịp định kỳ là mỗi lần đối soát chỉ phải xử lý một kỳ giao dịch, thường là vài khoản lệch nhỏ. Càng để lâu, số giao dịch chồng lên nhau càng nhiều, và một khoản chênh từ nửa năm trước có thể mất cả buổi mới truy ra chứng từ. Đối soát tháng là gỡ vài nút; đối soát sau một năm là gỡ cả cuộn chỉ rối.

#Điều kiện để đối soát nhanh: mỗi số một nguồn

Quy trình bốn bước chỉ chạy trơn nếu đằng sau nó, mỗi dòng công nợ đều truy được về một chứng từ gốc. Khi đại lý hỏi khoản 15 triệu này là gì, kế toán phải chỉ ra được ngay: đây là đơn hàng ngày này, phiếu giao này. Khi bạn nói đã nhận thanh toán 40 triệu, phải có phiếu thu hoặc sao kê ngân hàng tương ứng. Đối soát nhanh hay chậm phụ thuộc gần như hoàn toàn vào việc chứng từ có sẵn sàng và gắn được với từng dòng nợ hay không.

Kẻ thù của việc này là mỗi bộ phận giữ một file riêng. Bán hàng có bảng chiết khấu của họ, kho có sổ trả hàng của họ, kế toán có sổ công nợ của họ, và không bản nào nói chuyện được với bản nào. Khi một khoản chiết khấu nằm trong file bán hàng nhưng chưa đối trừ vào sổ công nợ, nó chính là một khoản lệch đang chờ phát sinh. Càng nhiều file rời rạc, càng nhiều điểm để hai con số trượt khỏi nhau.

Ngược lại, khi công nợ theo từng đại lý được giữ trong một nguồn duy nhất, và mỗi dòng trong đó liên kết được với chứng từ tương ứng, thì việc đối soát chuyển từ tranh luận thành ghép nối. Không còn cảnh mỗi người tin vào file của mình; chỉ còn việc chỉ ra khoản này đã được ghi nhận đúng chưa, ở kỳ nào. Đây cũng chính là nền tảng mà một quy trình nhắc nợ đứng lên: bạn chỉ nhắc dứt khoát được khi con số bạn nhắc là con số đã đối soát.

#Bốn thói quen khiến việc đối soát mãi không xong

Nhiều nhà phân phối có đối soát, nhưng vẫn khổ vì vài thói quen làm hỏng chính quy trình đó:

1. Chỉ đối soát khi đại lý phản ứng. Nếu đối soát chỉ diễn ra lúc đã có tranh chấp, bạn luôn ở thế bị động và luôn phải gỡ một đống giao dịch tích lũy. Đặt nhịp cố định biến đối soát từ việc chữa cháy thành việc bảo trì.
2. Gửi con số tổng, không gửi chi tiết. Một bảng kê chỉ có dòng cuối cùng còn nợ 218 triệu mời gọi tranh cãi, vì đại lý không có cách nào đối chiếu ngoài việc phản đối. Gửi chi tiết từng giao dịch giúp phần lớn dòng tự khớp và thu hẹp tranh luận về số ít khoản thật sự lệch.
3. Không chốt bằng biên bản. Nếu mỗi kỳ đối soát xong mà không ký xác nhận, thì kỳ sau mọi khoản cũ vẫn có thể bị lôi lại. Biên bản đối soát đóng một dấu mốc: từ ngày này trở về trước, hai bên đã đồng ý. Đó là thứ giữ cho khối lượng đối soát không phình ra vô hạn.
4. Chứng từ không gắn với dòng nợ. Khi phiếu thu, phiếu trả hàng và bảng chiết khấu nằm rải rác ở các bộ phận, mỗi lần đối soát là một cuộc đi tìm giấy tờ. Gắn chứng từ vào từng dòng công nợ ngay khi phát sinh là việc tốn công lúc đầu nhưng tiết kiệm rất nhiều thời gian về sau.

#Bắt đầu từ đâu

Bạn không cần một phần mềm mới để bắt đầu đối soát cho gọn. Bốn việc đủ để có phiên bản đầu tiên:

Trước hết, chọn ra nhóm đại lý chiếm phần lớn công nợ, thường chỉ một số ít đại lý đã chiếm phần lớn dư nợ, và bắt đầu đối soát định kỳ với riêng nhóm này trước. Sau đó, dựng một mẫu bảng kê chi tiết có đủ số dư đầu kỳ, phát sinh, thanh toán, trả hàng, chiết khấu và số dư cuối kỳ, để mỗi kỳ chỉ việc điền số. Tiếp theo, đặt một nhịp cố định, chẳng hạn đối soát và ký biên bản vào tuần đầu mỗi tháng, và coi đó là lịch không dời. Cuối cùng, quy định rằng mỗi dòng công nợ phải gắn được với chứng từ gốc ngay khi phát sinh, để lần đối soát sau không phải đi tìm giấy tờ.

Nếu bạn muốn một bộ mẫu sẵn để không dựng lại từ đầu, tài liệu dưới đây có mẫu báo cáo công nợ theo đại lý, bảng phân tuổi nợ để biết khoản nào đang xấu, và quy trình nhắc nợ để gắn ngay sau khi đối soát xong.

Số công nợ lệch nhau không phải lỗi của một bên, mà là bản chất của việc hai tổ chức cùng theo dõi một dòng giao dịch. Việc bạn kiểm soát được là tần suất và cách khớp lại. Đối soát đều đặn theo một biên bản cố định, dựa trên chứng từ truy được về từng dòng, là cách rẻ nhất để một khoản phải thu không bị treo chỉ vì hai con số chưa gặp nhau.